「KGI」「KPI」とは

ホームページ制作やツール制作の現場では、成果をつくるために必要な指標に「KGI」「KPI」があります。

目標達成に関する程度を見える化する

何かを行う場合、目標達成することは大変重要なことです。闇雲に行動して結果はどうでもいいというような考え方では一時的には成功しても、それは短期的なもので継続的に得ることができません。成功するには何を目指して、どのように進めるのかを明確にする必要があります。そしてそれを評価し、改善するのがマネジメントの基本です。

では、どのように評価すればいいのでしょうか。目標やその進捗は目に見えない場合もあり、複数の要素が関わって一見わからないようになっていることがほとんどです。それでは主観的な評価しかできないため、意味がありません。そこで重要になってくるのがKGIとKPIという考え方です。

KGIはKey Goal Indicator、KPIはKey Performance Indicatorのそれぞれの単語の頭文字をとった略語です。どちらも指標であるIndicatorという単語が使われています。指標は目印のことで、経済指標などの使われ方があります。具体的には物事を判断したり、評価するために使われる目印のことを言います。つまり、はっきりと良し悪しがわかるものを指します。

では、良し悪しがわかるためにはどのようなものが必要でしょうか。それは比較できるデータです。よく行われるものとして前年との比較や標準値との比較などがあります。つまり数値化できるデータがなければいけないということです。「できる限り」、「より良い状態」などの設定では比較のしようがありません。

必要なデータを数値で示すことで、比較を行うことができ、それに対して上回っているか、達成できていないか、近づきつつあるのか、離れて行っているのかを見ることができます。そうすることによって主観的な評価ではなく客観的に割合を示しやすくなります。何らかのプロジェクトやプロセスを評価する時にKGIやKPIを使うことで組織全体で状況を把握することができます。また、対外的に良し悪しを示す必要があるときに曖昧な表現で説明するよりも指標によって示されるデータは信頼性があり、理解されやすいものです。

KGIは日本語で重要目標達成指数と言われ、KPIは重要業績評価指標と訳されます。それぞれは関連性があり、目指している成功やそこに至るまでの経緯を判断したり、評価するために使われる目印です。効率良く物事を進めていく上で、必要となるデータの一つです。

KGIとKPIによってわかるものとは

目指す成功を判断するため、またそれを評価するために使われる目印であるKGIとKPIはどのようにして使うのでしょうか。重要目標達成指数であるKGIは重要な目標の達成を判断し、評価するための目印です。つまり、どのぐらい設定した目標に対して到達しているか、それは良い方向に向かっているのかがわかるものになります。よく設定されるKGIは「1年で売り上げを前年比の倍にする」、「半年で広告収入を20%上げる」などがあります。

KGIを設定する時に重要なことは数値化することともう一つ、期限を設定することです。売り上げが100年後に倍になっても達成ではありますが、意味がありません。いつまでにというのが必要です。また、期限を区切ることによって、必要となる人材の見積もりができることやこのままでは間に合わないと判断して修正することが可能になります。

そのKGIへ到達するために設定されるのが、KPIである重要業績評価指標です。KGIが組織の指標だとしたら、KPIはブレイクダウンされた部門や担当者、または、ステップごとの指標になります。そのためKPIはより細かな実務に即した内容の設定になります。例えば、売り上げを倍にするときに、顧客の流入数を増やす必要もあるし、顧客ごとの購入金額を上げる必要があるかもしれません。または処理の時間を短くして効率を改善する必要があるのかもしれません。KPIはそれらそれぞれが指標になります。

KPIはKGIを構成する要素であるため、通常は複数設定することになります。ただし、それぞれのKPIの集大成がKGIになることが重要です。また、KPIは段階的であっても構いません。あるKPIが達成したら次のKPIを目指して進める。KGIに行き着くまでに複数のKPIが設定されていることもあります。ただし、あまり細かい設定をしすぎるとKPIを設定するための業務になるので注意が必要です。

設定したKGIやKPIは定期的に確認し、評価する必要があります。最後に達成率を見るだけでは、ただの反省材料にするしかありません。年間計画であれば四半期に一度はKGIを確認し、KPIは毎月確認した方が良いでしょう。そしてその状況に応じて必要な対策を行います。場合によってはKGI自体を見直す必要があるかもしれません。そうならないためにもKPIをしっかりと把握して調整を行う必要があります。

重要なのはKPIをどう使うかということ

KGIは重要目標達成指数なので、それが達成されなければ不利益を得ることになります。そしてそうなるかならないかはKPIが大きく影響してきます。目標の達成は、いろいろな細かなことの積み重ねです。いきなり達成できるような目標は判断することも評価する必要もありません。積み重ねるものが良く、時間通りであることが重要になります。

1年で売り上げを倍にする目標に対して、3ヶ月で顧客の流入数を30%上げて、半年で顧客の購入額を20%上げなければいけないとしたKPIを設定したときに、流入数が毎月10%ずつ上がっているか、3ヶ月で顧客の購入額が10%の上昇を見せているかなどを確認する必要があります。もし、それが満たされていない場合、それはKGIを達成できないというおそれが生じます。

対策を実行することで遅れを取り戻したり、達成率をあげるようにします。具体的には、宣伝の機会を増やすことや魅力的なキャンペーンを実施することなど対策を行う必要やセット販売などによる購入額の変更なども効果があるかもしれません。場合によっては、どちらか達成できている方から人材の割り当て変更なども考えられます。

数値化して期限を区切ったことによって、それが良いのか悪いのか、間に合うのか、遅れそうなのかが把握できます。把握するということは対策することができるということです。そしてそれを目で見て共有できるという利点があります。人によって経験や知識によって良し悪しや進捗を判断できる場合があります。それは残念ながら共有することができません。その人を信じるかどうかに目標達成を委ねることになります。

KPIはそれを誰でもわかるようにするツールです。いま、足りていないということを関係者全員で認識して対策を行う。また、リーダーがそれを把握して修正を行うための根拠となります。KPIを個人の評価や組織の良し悪しに使うことは本来の目的から逸脱しています。同じ指標を目指して達成できない場合でも、他のKPIを達成する能力に長けている場合もあります。

KPIは組織の健康診断のようなものです。効率の悪い部分を修正して、良くすることで目標を達成できるようにするために使われるべきです。もしKGIの達成率が悪い場合は、その設定自体が良くないのかもしれません。総合的な判断によって、達成可能な目標を設定し良い方向に向かうこと。それがKPIを使う一番重要な目的です。