こんにちは。高知県高知市で情報処理支援機関として企業さまに伴走支援を提供している、株式会社ICUの川島です。
最近、当社のお客さまから「Gmailに切り替えたけど、うまく使いこなせていない」という声をよくいただきます。
これまではOutlookなどで事務所のパソコンからメールを確認するのが当たり前でしたが、Gmailにすると場所を選ばず受信メールを確認でき、迷惑メールも大幅に減ります。
こんなご相談がありました。
「Gmailにしたんですが、結局メールが溜まっていく一方で。Outlookの頃と変わらない気がします。」
30代の男性職員の方からのご相談です。
上司の方も「せっかく切り替えたのに、前と同じ使い方になっている」と気にされていました。
実はこういった声は少なくありません。
結論としては、Gmailには「インボックスゼロ」という考え方に沿った使い方があります。これを取り入れるだけで、メールとの付き合い方が変わります。
インボックスゼロとは
インボックスゼロとは、受信トレイ（インボックス）を空の状態に保つ運用の考え方です。
メールを溜めないことで頭の中の負担を減らす、という発想がベースにあります。
誤解されがちですが、すべてのメールにすぐ返信するという意味ではありません。
受信トレイに届いたメールを一つひとつ「どうするか」判断して、受信トレイの外に移す。それだけです。
「返信する」「あとで対応する」「もう対応済み」のどれかに振り分けて、処理したメールは受信トレイに残さない。
Gmailのアーカイブやスター、スヌーズといった機能は、まさにこの運用を支えるために用意されています。
受信トレイが「倉庫」になっていませんか
Gmailに切り替えても、使い方がOutlookの頃と変わらなければ、メリットは半減します。
ありがちなのが、受信トレイをメールの保管場所にしてしまうパターンです。対応済みも未読も全部並んだまま。
こうなると、どれが対応待ちなのかを探すだけで時間がかかります。
もう一つは、ラベルを細かく作りすぎるケース。Outlookの感覚で「案件別」「取引先別」と分類を増やすと、振り分けること自体が手間になり、やがて面倒になってやめてしまう。
そして「あとで見よう」と受信トレイに残したまま放置するケース。未処理のメールが常に目に入り続けることで、地味にストレスを生んでしまいます。
今日から始めるインボックスゼロ
特別な設定はいりません。Gmailの標準機能だけで始められます。パソコンでもスマホでも同じ操作です。
受信トレイにある対応済みのメールをアーカイブしてください。メールを選んで「アーカイブ」ボタンを押すだけです。
削除されるわけではないので、「すべてのメール」から検索すればいつでも見つかります。
次は、メールを開いたときの判断です。すぐ返信できるなら返信してアーカイブ。あとで対応が必要ならスターを付ける。対応不要ならそのままアーカイブ。この3つだけです。
スター付きのメールは「スター付き」一覧で確認できるので、対応漏れも防げます。「今は無理だけど明日対応したい」というメールにはスヌーズ機能が便利です。
これはGmailに標準で備わっている機能で、指定した日時にメールが受信トレイへ戻ってきます。
ラベルは必要最小限に。迷ったら作らないのがコツです。Gmailは検索が優秀なので、探すときは検索で十分見つかります。
メールが軽くなると、仕事のテンポが変わる
インボックスゼロの一番の効果は、心理的な負担が減ることです。受信トレイを開くたびに未処理メールが何十通も並んでいると、それだけで気が重くなる。受信トレイが空に近い状態になると、メールを確認することへの抵抗がなくなります。
先ほどの30代の職員の方も、「受信トレイがすっきりしたら、他の仕事にも集中しやすくなった」とおっしゃっていました。メールに追われている感覚がなくなると、午前中の仕事に使える集中力がまるで違います。
Gmailで仕事のメールを管理する方は今後ますます増えていくはずです。インボックスゼロの運用をぜひお試しください。今日届いたメールを3通だけアーカイブしてみる。それだけで意外とすっきりします。
（※一部のメールアドレスだけをGmailで受信する方法については、弊社までお問い合わせください）
