こんにちは。高知県高知市で情報処理支援機関として企業さまに伴走支援を提供している、株式会社ICUの川島です。

取引先にメールを送った。送ったのだから届いているだろう。そう思って到着確認をしなかったところ、数日後に相手から「届いていません」と連絡が来て肝を冷やした。こんな経験、ありませんか。

ある日、こんなご相談をいただきました。
「大事なメールが届いていなかったんです。どうすれば気づけたんでしょうか？」

実は、メールが相手に届かなかったとき、多くの場合「不達通知」というメールが自分の受信トレイに届いています。差出人は「Mail Delivery System」や「MAILER-DAEMON」。件名も本文も英語なので、迷惑メールだと思って読まずに消してしまう方が少なくありません。

この英語のメールこそが「あなたのメールは届きませんでした」という通知です。ウイルスでも攻撃でもなく、メールの仕組みが正常に動いているからこそ届くもの。読めば原因がわかりますし、対処もできます。以前、この不達通知そのものについて記事を書きましたが、今回はもう少し踏み込んで、原因ごとの英語表現と対処法を見ていきます。

不達通知には原因が書いてある

メールが届かなかった場合、送信側のメールサーバーが不達通知（バウンスメール）を自動で返してくれます。この通知には「なぜ届かなかったか」が英語で記載されています。

届かない原因は、主に6つです。通知に含まれやすい英語表現と合わせて一覧にしました。

英語が並ぶと身構えてしまいますが、通知メールの中からこうしたキーワードを探すだけで、何が起きたかはだいたい判断できます。

見落としやすいポイント

不達通知が届いているのに気づかない。これが実は一番多いトラブルです。

通知が英語で届く、という点が一番の落とし穴です。件名が「Undelivered Mail Returned to Sender」や「Delivery Status Notification (Failure)」と書かれていても、知らない英語メールとして読み飛ばしてしまいがちです。迷惑メールフォルダに振り分けられて、そもそも目に入らないこともあります。

タイミングも厄介です。一時的なサーバーエラーの場合、メールサーバーは自動で何度か再送を試みます。それでもダメだったときに初めて通知が届くので、送信から数時間～数日後になることも。そのころにはもう別の仕事に頭が切り替わっていて、見逃しやすいのです。

忙しい毎日の中で、送ったメールを一つひとつ追いかけるのは難しい。それでも、大事なメールだけは送りっぱなしにしない。翌日までに返信がなければ、受信トレイや迷惑メールフォルダに不達通知が届いていないか確認する。この習慣だけで、多くのトラブルは未然に防げます。

原因別の対処法

原因によって、対処の仕方が変わります。

自分で対処できるもの
・メールアドレスの入力ミス → アドレスを確認して再送
・添付ファイルが大きすぎる → ファイルを圧縮するか、転送サービスを使って再送

相手に連絡して対処するもの
・メールボックスがいっぱい → 電話等で連絡し、相手に整理を依頼する
・アドレスが存在しない（退職・削除） → 後任の方や別の連絡先を確認する

時間を置いて再送するもの
・受信サーバーの一時的なエラー → 数時間～翌日に再送してみる。繰り返すようなら相手側に状況を伝える

専門的な確認が必要なもの
・迷惑メールフィルタでブロック → 送信側のメールサーバーの設定に原因がある場合があります。ご自身での対処は難しいので、メールの管理を任せている業者に相談してください。当社で管理されている場合は、株式会社ICUまでご連絡いただければ確認・改善をお手伝いします。

確認の仕方を知っていれば怖くありません

不達通知の読み方がわかれば、対処はシンプルです。気づかないまま放置してしまうと、相手には「返事をくれなかった人」と映ります。それが一番避けたいことです。

まずは不達通知を開いて、キーワードを探すところから。この記事の表を手元に置いておけば、次に英語のメールが届いたときに慌てずに済みます。メール対応をしている社員の方がいれば、この記事を共有してあげください。一人ひとりが確認できるようになると、返信漏れや取引先との行き違いを防げます。