こんにちは。高知県高知市で情報処理支援機関として企業さまに伴走支援を提供している、株式会社ICUの川島です。

当社のホームページにはお問い合わせフォームがあります。お客様からご相談をいただく窓口ですが、毎日40通近い営業メールが届いていました。朝メールを開くと受信トレイが営業メールで埋まっていて、本物のお問い合わせがないか確認するところから一日が始まる。そんな日が続いていました。

こんなご相談をいただくこともあります。

「フォームから営業メールばかり来て、お客様の問い合わせを見落としそうで怖いんです。」

結論としては、フォームに仕組みを一つ加えることで、自動で送られてくる迷惑メールの大半はブロックできます。当社ではその対策のあと、40通が2通くらいにまで減りました。

迷惑メールの正体は、人ではなくプログラム

フォームに届く営業メールの大半は、人が一通ずつ書いているわけではありません。プログラムが企業のフォームを自動で見つけて、かたっぱしから送信しています。相手は手間ゼロですから、1日に何百社にでも送れます。

受け取る側はそのたびに中身を確認して、本物のお問い合わせかどうかを判断しなければなりません。迷惑ですよね。毎日数十通となると仕分けだけで時間を取られます。さらに問題なのは、大事なお問い合わせが埋もれるリスクがあることです。

「画像を選んでください」はお客様にも手間がかかる

自動送信への対策としてよく使われるのが、「○○の画像をすべて選んでください」と表示するもの、ぐにゃっと曲がった文字を読ませるもの、「私はロボットではありません」にチェックを入れさせるもの。どれもプログラムを弾く効果はあります。

ただ、それを使用すると、お問い合わせを送ろうとしているお客様にも同じ手間をかけてしまう欠点があります。画像の選択で何度もやり直しになった経験、ありませんか。面倒に感じてフォームの送信をやめてしまう方もいます。迷惑メールを減らすために、本物のお問い合わせまで減らしてしまっては意味がありません。

お客様に手間をかけず、裏側でブロックする

当社が導入したのは、フォーム送信時に送り手が人なのかプログラムなのかを裏側で自動判定する仕組みです。ほとんどの場合、お客様の画面には何も表示されません。画像を選んだり文字を入力したりする必要がなく、ふつうにフォームを送るだけです。

導入後、毎日40通近くあった迷惑メールが2通ほどになりました。「0にはならないのですか？」･･･はい、完全にゼロにはなりません。理由は、人が手で一通ずつ書いたり、コピー＆ペーストして送ってくるものは、プログラムではないのですり抜けてくるからです。それでも、毎日の仕分けはほぼ不要になりました。

あるお客様のところでは、パスワードの見直しでご相談いただいた際に、フォームの状況も確認してこの対策をあわせて入れました。フォームのある企業なら同じ状況は珍しくありません。自社のフォームに届く営業メールを3日ほど数えてみると、対策が必要かどうかがはっきりします。

フォームは、お客様との最初の接点

迷惑メールが多い状態に慣れてしまうと、本物のお問い合わせを取りこぼしていても気づけません。フォームはお客様が最初に声をかけてくれる場所です。私は、その入り口を整えることは、新しい施策を始めるよりも先にやっておきたいことだと思っています。お困りでしたら、お気軽にお声がけください。

受信トレイがすっきりすると、届いたお問い合わせにすぐ向き合えますよ。