こんにちは。株式会社ICUの川島です。

自分の作業時間を記録するようにしてから、仕事の効率は目に見えて上がりました。どの業務にどれだけ時間がかかっているのかが見えるようになり、段取りの組み方も変わったからです。
自分にはとても効いたので、「これは社員にも共有したら、会社全体が良くなるのでは」と考えて全社に同じ仕組みを広げてみたことがあります。結果は、続きませんでした。

こんなご相談もときどきいただきます。

「日報を始めたのですが、2週間も経つと誰も書かなくなりました。気合の問題でしょうか？」

結論から書くと、気合の問題ではありません。多くの場合、記録を“別作業”にしてしまっていることが原因です。記録は、別作業ではなく“副産物”として残る仕組みにすると続きます。

記録する側とされる側の“非対称性”

経営者が業務記録を導入しようとするとき、頭の中にあるのは「可視化したい」「見えれば改善できる」という前向きな気持ちです。ところが、記録を求められる側から見ると、そのまま“監視されている”という感覚に変わります。
同じ仕組みなのに、受け取り方が真逆になる。この非対称性を読み違えると、どれだけ丁寧に導入しても、空気だけが重くなっていきます。

もうひとつは、自分ひとりで続いた習慣と、組織で回る仕組みは別物だということです。経営者の習慣は自己規律で成立していますが、組織は自己規律に頼らない設計で組まないと回りません。「自分は続けられたのだから社員も続けられるはず」という前提のまま入れた仕組みは、だいたいこの段階で折れていきます。

形骸化する仕組みには、共通のパターンがあります

日報や工数表が形骸化するとき、多くの場合、記録の目的が「時間を管理するため」に寄っています。管理という言葉は、どうしても人を身構えさせます。管理するために書かされている、と感じた瞬間、中身は薄くなっていくものです。

もうひとつのパターンは、経営者自身がその仕組みに乗っていないケースです。社員には毎日残すよう求めているのに、自分の判断や議事録はあちこちに散らばったまま。これでは、記録する文化は根づきません。トップが乗らない記録は、必ずどこかで廃れていきます。

すでに起きていることを、記録に変えられないか

副産物として残る仕組みというのは、何か大がかりなものを意味しません。たとえば社内のやりとりをメールや対面から社内チャットに集約するだけでも、誰が何に取り組んでいるかは自然と残ります。
お客様とのやりとりもできるだけメールに寄せておけば、案件の経緯がそのまま履歴として積み上がります。ここで残っていくものは、誰かがわざわざ入力したものではなく、ふだんの業務を進めた副産物です。

目的の伝え方も、少し見直してみてください。「時間を管理するため」ではなく「後から判断の経緯を辿れるようにするため」と言い換えるだけで、社員が構える温度は下がります。記録の中身が変わるわけではないのに、受け入れられ方は変わる。結果として、業務の棚卸しも、わざわざ時間をつくらなくても副次的にできるようになっていきます。

まずは“別作業にしない”から始める

業務記録は、人ががんばって残すものではありません。業務そのものから自然に残るように設計する。その発想で組めば、同じ目的の仕組みでも、続き方はまったく違ってきます。可視化したい気持ちはいったん脇に置いて、“別作業にしない”という一点から見直してみてください。

これは組織に限った話ではありません。個人で記録を続けたいのに続かないときも、“書く”こと自体や、“文字を打つ”ことが負担になっていることがあります。
そんなときに試していただきたいのが、音声入力です。最近のものは精度が上がっていて、キーボードで打つよりも早く、量も残せます。話すだけで残せるなら、記録はぐっと身近になります。書くのが面倒で続かなかった方こそ、試してみませんか。

このように、小さく始めて“副産物”を積み上げていくことができますよ。